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Bewerbungsdossier

Das Bewerbungsdossier umfasst Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Referenzen. Dafür gibt es Regeln und Formate, die eingehalten werden müssen. Das Dossier kann entweder elektronisch oder per Post verschickt werden.

Unterlagen

Werden nicht näher bezeichnete Bewerbungsunterlagen verlangt, so sind damit heute in der Regel folgende Dokumente gemeint:

Bewerbungsschreiben / Motivationsschreiben

Hier wird auf maximal einer Seite Bezug auf das Stellenangebot genommen und mitgeteilt:

  • Motivation - für genau diese Stelle
  • Eignung - speziell für diese Tätigkeit
  • Besonderheiten / Extras - zum Vorteil des Unternehmens (z. B. Insiderwissen, interessante Kontakte, besondere Sprachkenntnisse usw.).

Dieses Schreiben soll die intensive Auseinandersetzung mit den Stellenanforderungen aufzeigen und wie das eigene Profil auf diese passt.

Das Verfassen eines Motivationsschreibens ist geprägt durch die Gratwanderung zwischen dem Einhalten bestimmter formeller Regeln und dem Wunsch, die eigene Persönlichkeit hineinzubringen und aus der Masse herauszustechen. In manchen (z.B. kreativen) Berufen ist es sogar erwünscht, sich etwas ausgefallener darzustellen. In aller Regel empfiehlt es sich aber, einem gewissen formellen Rahmen zu folgen.
Verschiedene Websites stellen Beispiele für Motivationsschreiben zur Verfügung, zum Beispiel jobscout24.ch oder success-and-career.ch.
Die wichtigsten Punkte fürs Motivationsschreiben:

  • Kürze: die wichtigsten Punkte kurz und präzis darlegen. Maximale Länge: 1 Seite.
  • Motivation: weshalb genau diese Stelle und dieses Unternehmen; die besonders attraktiven Punkte im Inserat.
  • Anforderungen: Passt das gesuchte Profil nicht hundertprozentig, so sind andere Kompetenzen und Stärken hervorzuheben, die nützlich sein könnten. Niemals erwähnen, wenn eine geforderte Kompetenz fehlt, sondern vielmehr den Akzent auf besondere Kenntnisse / Fähigkeiten legen.

Besonders als Mutter oder Vater, die/der für eine gewisse Zeit aus dem Berufsleben ausgestiegen ist, um für die Familie zu sorgen, oder auch für Personen, die aus anderen Gründen (z.B. Arbeitslosigkeit) eine gewisse Zeit nicht berufstätig waren, ist es wichtig, zwar stets mit offenen Karten zu spielen, sich aber trotzdem ins richtige Licht zu rücken und Vorzüge hervorzuheben. Mütter und Väter, die gerne wieder ins Berufsleben einsteigen wollen, finden auf den folgenden Seiten Unterstützung, Antworten und wertvolle Tipps: mamagenda.ch, plusplus.ch und infomutterschaft.ch.

Lebenslauf, Curriculum vitae (CV)

Im Lebenslauf wird eine lückenlose Aufzählung der bisherigen schulischen und beruflichen Aktivitäten erwartet. Er zeigt beispielsweise:

  • Aus- und Weiterbildungen
  • Verlauf der bisherigen Laufbahn (Dauer der Anstellungen, Funktionen, Arbeitgeber, Berufserfahrungen)
  • Spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten (z.B. Sprach- oder Informatik-Kenntnisse, Führerschein, etc.)
  • Ausserberufliche Erfahrungen
  • Referenzen

Dabei kann nach folgenden Schemen aufgezählt werden:

  • Chronologisch: Beginnend bei der ersten professionellen Erfahrung (z.B. den Schul- oder Universitätsabschluss) wird aufgelistet bis zum heutigen Zeitpunkt.
  • Anti-Chronologisch: Die Auflistung beginnt bei der aktuellsten Anstellung / professionellen Erfahrung und geht dann zurück bis zur ersten.
  • Thematisch: Die aktuell gewünschten Kompetenzen werden hervorgehoben und das Augenmerk wird so auf die passenden Fähigkeiten und Erfahrungen gelegt.

Das Ganze wird tabellarisch und am Computer verfasst. Bewerbungsschreiben und Lebenslauf sind Visitenkarten. Wichtig sind eine ansprechende Präsentation und eine fehlerfreie und saubere Gestaltung. Eine einfache Google-Recherche findet zahlreiche Lebenslauf-Vorlagen. be-werbung.ch, jobscout24.ch und success-and-career.ch listen verschiedene Beispiele für unterschiedliche Situationen auf.

Kniffe

Oft kommt es vor, dass eine Berufslaufbahn Lücken aufweist. Mit ein paar einfachen Kniffen können solche Klippen umfahren werden:

  • Wer am Anfang der Laufbahn steht oder während einiger Jahre nicht gearbeitet hat, kann Praktika, Auslandaufenthalte, Tätigkeiten in Vereinen oder gemeinnützige Arbeit aufführen.
  • Im Fall ungenügender oder nicht anerkannter Aus- und/oder Weiterbildung können Erfahrungen und Erfolge hervorgehoben werden.
  • Stellenlose können im Lebenslauf ihre Anstrengungen aufführen, um wieder eine Stelle zu finden: Weiterbildung, Praktika, Kompetenzprofil, usw.

Arbeitszeugnisse und weitere Beilagen

Zur Bestätigung der Angaben im Lebenslauf werden die Zeugnisse bisheriger Arbeit und/oder Ausbildung beigelegt. Folgende Hinweise können bei der richtigen Zusammenstellung behilflich sein:

  • Berufliche Tätigkeiten lückenlos mit Zeugnissen dokumentieren.
  • Grundsätzlich bei jedem Stellenwechsel Zeugnis oder mindestens Arbeitsbestätigung fordern.
  • Anderes, wenn dies sinnvoll und gewünscht ist (z.B. gestalterische Entwürfe bei künstlerischen Berufen oder Kopien von Sprachdiplomen bei kaufmännischen Stellen usw.).
  • Am Anfang einer Berufslaufbahn schulische Zeugnisse beilegen oder wenn möglich andere Aktivitäten und Engagements vorweisen. Letzteres gilt auch für Personen, die länger nicht mehr gearbeitet haben (Arbeitslosigkeit, Familienpause).

Das Arbeitszeugnis darf vom Arbeitnehmer / der Arbeitnehmerin verlangt und hinterfragt werden. Weitere Informationen: arbeitszeugnis.ch

Referenzen

Es besteht die Möglichkeit, in der Bewerbung Firmen oder Personen anzugeben, die über Know-how und Arbeitsweise Auskünfte erteilen können. Dies sollten aber nur Personen sein, die auch dazu bereit sind (Erlaubnis einholen!) und deren Aussagen Gewicht haben. Referenzen können auch erst beim Vorstellungsgespräch mitgebracht werden. In der Regel werden sie am Ende des Lebenslaufes aufgeführt oder im Motivationsschreiben angegeben.

Tipps

In Kürze: worauf beim Verfassen und Zusammenstellen des Dossiers zu achten ist:

  • In der Regel gilt: Das Schreiben auf dem Computer tippen und nur handschriftlich einreichen, wenn ausdrücklich so verlangt.
  • Fehler vermeiden: Vor dem Versenden alles nochmals gründlich durchsehen.
  • Lieber zuviel als zuwenig Anhang mitschicken: Alle möglichen Arbeitszeugnisse usw. beilegen, auch die, die nicht (mehr) direkt mit dem angestrebten Berufsfeld zu tun haben, damit der Arbeitgeber / die Arbeitgeberin alle Arbeitserfahrungen nachvollziehen kann.
  • Sich im Motivationsschreiben auf das Wesentliche beschränken. Nur die wichtigen Erfahrungen erwähnen. Lebenslauf und Anhang sollen die ganze berufliche Laufbahn widerspiegeln.
  • Unbedingt vermeiden: negative Äusserungen, zum Beispiel über eine frühere Stelle, eine ehemalige Vorgesetzte oder über einen einstigen Arbeitskollegen.

Verschicken des Dossiers

Für die Bewerbung gibt es keine allgemein gültigen Rezepte. Es gibt verschiedende Bewerbungsarten und die Spielregeln variieren je nach Beruf und Position. Nützlich sind Abklärungen über die gebräuchliche und gewünschte Art der Bewerbung im anvisierten Berufsfeld im Vorfeld eines Stellenwechsels. Ausserdem können auch bei diesem Schritt Beziehungen hilfreich sein: Familie, Freunde, Freundinnen und Bekannte.

Elektronisch?

Der Trend ist eindeutig: Online-Bewerbungen werden immer beliebter, auch auf Seiten der Stellenanbietenden. Manche akzeptieren sogar nur noch Bewerbungen über ihre Online-Plattform. Wo eine Unsicherheit besteht, kann beim betreffenden Unternehmen angefragt werden, in welcher Form die Stellenbewerbung erwünscht ist.

Vorteile

  • Fürs Unternehmen: Geringerer administrativer Aufwand, Daten können schneller verarbeitet werden.
  • Für die Arbeitnehmer/innen: Schnelles Zusammenstellen eines zielgerichteten Dossiers.

Nachteile

  • Gefahr, dass Fehler und Unsorgfältigkeiten entstehen. Dies kann einen negativen Eindruck hinterlassen.
  • Auch bei einer elektronischen Bewerbung gilt daher: sorgfältig und überlegt arbeiten!
  • Oft gibt es Vorgaben in Bezug auf die Dokumentengrösse und/oder -zahl. Daher müssen Anhänge entweder komprimiert oder umorganisiert werden.

Checkliste

Folgende Checkliste kann helfen, Fehler zu vermeiden:

  • Neutrale, seriöse E-Mail-Adresse verwenden.
  • Aussagekräftige Betreffzeile formulieren.
  • Ansprechpartner recherchieren.
  • Das Bewerbungsschreiben ebenso sorgfältig formulieren wie für eine herkömmliche Bewerbung und als E-Mail-Text oder als erste Seite des angehängten Dokuments einfügen.
  • Alle Unterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) in einem Dokument in gängigem Format wie DOC oder PDF abspeichern.
  • Die Toleranzgrenze für die Grösse des Anhangs schwankt zwischen 1 und 3 MB – sicherheitshalber nachfragen.
  • Vorsicht bei Word-Dokumenten: Abspeichern in einer frischen Datei verhindert das Nachvollziehen der letzten Änderungen.
  • Auf keinen Fall wahllos Serienbriefe verschicken!


Informationen

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