In den Material- und Einkaufsabteilungen grosser Industrie- und Handelsunternehmungen sowie bei Grossverteilern sind Einkäufer als Fach- und Führungspersonen für bestimmte Warengruppen und einen effizienten Einsatz dieser Waren verantwortlich. Sie suchen nach neuen Lösungen, damit sich die Firma im Markt behaupten kann. Einkäufer ermitteln den Bedarf der für die Produktion oder den Verkauf erforderlichen Rohstoffe, Maschinen, Güter und Produkte, kaufen diese ein und stellen sie der Fabrikation oder dem Verkauf zur Verfügung. Zu möglichst niedrigen Kosten muss eine kontinuierliche Produktion oder ein volles Verkaufsregal gewährleistet sein.
Einkäuferinnen betreiben Marktforschung und informieren sich über alle aktuellen in- und ausländischen Angebote. Mittels ausgewählter Methoden definieren sie die Marktsituation und vorgegebenen Ziele ihres Unternehmens. Die erforderlichen Informationen erhalten sie im Internet und durch weitere Quellen.
Erfahrung im Beschaffungsprozessmanagement erleichtert den Einkäufern ihre Aufgabe. Sie verfügen über gute Kenntnisse in Ablauforganisation und Güterverschiebung, Bestellabwicklung, Transport, Lagerung, Zoll, Versicherung und Zahlungsverkehr. Informationen dazu werten sie auf Grund der geführten Einkaufsstatistik aus.
Als versierte Berufsleute vertreten Einkäuferinnen ihre Firma extern und tragen durch gezielte Verhandlungen zur Optimierung der Einkaufspolitik des Unternehmens bei. Diese Einkaufsgespräche führen sie, vor allem im internationalen Umfeld, meist in englischer Sprache. Der Einkauf bedeutet aber auch eine intensive Zusammenarbeit mit Fachleuten aus Materialwirtschaft, Logistik, Technik und Verkauf, mit denen sie Details zu Finanzen, Organisation und Administration besprechen.
Neben ausgeprägten Warenkenntnissen verfügen Einkäuferinnen über vertieftes Wissen in Beschaffungslogistik. Sie kennen sich aus mit Kosten-, Investitions- und Finanzmanagement. Auch ökologische Kriterien müssen beim Einkauf berücksichtigt werden. Für den Einkauf sind zudem rechtliche Vorschriften im Bereich Güter und Dienstleistungen zu beachten, damit alle Kaufverträge korrekt abgewickelt werden können.